Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse, doivent utiliser un logiciel ou système sécurisé, répondant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Il ressort des échanges entre le Conseil supérieur et la DGFiP que l’administration fiscale réalisera prochainement des contrôles sur ces logiciels ou systèmes de caisse afin de s’assurer de leur conformité. À cet égard, il est rappelé que les entreprises qui ne respectent pas cette obligation encourent une sanction s’élevant à 7 500 € par version de logiciel ou système de caisse utilisé et non conforme et qu’elles disposent d’un délai de 60 jours pour régulariser leur situation.

Tous les logiciels disposant d’une fonctionnalité de caisse sont concernés par cette obligation.

Le respect des conditions de sécurisation peut être justifié par :

• soit un certificat délivré par un organisme accrédité (Afnor/Infocert, LNE) ;
• soit par une attestation individuelle de l’éditeur de logiciel ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration.

Il convient donc de s’assurer que les entreprises qui utilisent un tel système tiennent à la disposition de l’administration fiscale un certificat ou une attestation, qu’elles procèdent à la conservation et à l’archivage des données de caisse en vue du contrôle de l’administration fiscale, et que ces données soient concordantes avec les écritures enregistrant le Z de caisse quotidiennement ou mensuellement.

Afin de vous accompagner dans le respect de cette obligation auprès de vos clients, le Conseil supérieur met à votre disposition un « Dossier thématique » sur le site www.experts-comptables.fr qui comprend des outils documentaires et de communication, ainsi que la possibilité de poser des questions en ligne.